Prowadzenie własnego biznesu to coś więcej niż tylko zdobywanie kontrahentów i podpisywanie nowych umów. Na przedsiębiorcy spoczywa również obowiązek dokonywania bieżących rozliczeń z urzędami, czy z ZUS-em. Formalną stroną prowadzenia firmy można zająć się osobiście lub skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Nie wiesz na które rozwiązanie się zdecydować? Przeczytaj nasz artykuł!
- Kryteria wyboru odpowiedniego biura rachunkowego
- Porównanie samodzielnego rozliczania i współpracy z biurem
- Spektrum usług dostępnych w biurze rachunkowym
- Niezbędne pytania przed nawiązaniem współpracy
Kryteria wyboru odpowiedniego biura rachunkowego
Zanim podejmiesz decyzję o wyborze biura rachunkowego, popytaj znajomych którzy z usług takiej firmy korzystają. Rekomendacje przedsiębiorców z twojej branży lub o podobnym profilu działalności pozwolą ci zorientować się nie tylko w zakresie oferowanych usług, ale także w sposobie komunikacji i rozwiązywania problemów.
Kolejną fundamentalną rzeczą jaką musisz się zająć przed wyborem biura jest precyzyjne określenie zakresu powierzanych zadań. Czy potrzebujesz wyłącznie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, a może kompleksowej obsługi obejmującej kadry, ZUS i reprezentację przed organami skarbowymi? Świadomość własnych potrzeb znacząco ułatwia selekcję ofert i pozwala uniknąć płacenia za usługi których faktycznie nie wykorzystasz.
Zwróć uwagę na posiadane przez firmę certyfikaty oraz licencję pracowników — choć obecnie nie jest ona wymagana do prowadzenia biura rachunkowego, stanowi dowód spełnienia rygorystycznych wymagań zawodowych. Sprawdź również doświadczenie biura w obsłudze firm z twojego sektora gospodarki — specyfika rozliczeń w handlu różni się od tej obowiązującej w usługach czy produkcji.
Dobrze by było abyś dowiedział się także czy biuro oferuje dodatkowe usługi związane z działalnością gospodarczą, np. doradztwo przy staraniach o dotacje unijne, wsparcie przy rejestracji spółki lub przygotowanie biznesplanów. Kiedy już zaspokoisz swoją ciekawość w tych kwestiach powinieneś skupić się na jeszcze jednym aspekcie. Oczywiście o transparentności cennika i ewentualnych promocjach dla nowych klientów. Finanse są równie ważne jeśli nie najważniejsze. Upewnij się że rozumiesz model rozliczeniowy — czy płacisz stałą miesięczną stawkę niezależnie od liczby dokumentów czy za każdy przetworzony fakturę osobno.
Porównanie samodzielnego rozliczania i współpracy z biurem
Przed tym dylematem staje każdy kto prowadzi własne przedsiębiorstwo. Która opcja będzie lepsza? Wszystko zależy od skali działalności i twoich kompetencji księgowych. Jeśli miesięcznie wystawiasz kilkadziesiąt faktur, współpracujesz z wieloma kontrahentami i zatrudniasz pracowników — samodzielne prowadzenie pełnej księgowości pochłonie znaczną część czasu który mógłbyś przeznaczyć na rozwój biznesu.
Skorzystaj z zewnętrznego wsparcia również wtedy gdy jesteś na bakier z punktualnością, a terminy poszczególnych deklaracji i wpłat szybko uciekają ci z głowy. Biuro rachunkowe będzie czuwało nad terminowym składaniem wszystkich dokumentów w odpowiednim czasie, a ty nie będziesz się musiał martwić że o czymś zapomnisz i narazisz firmę na sankcje.
Jednak jeśli jesteś osobą punktualną i uważasz że znasz się na rozliczeniach, możesz spróbować prowadzić swoją księgowość na własną rękę. Jest to rozwiązanie dość ryzykowne i wiąże się z dopełnieniem pewnych formalności m.in.: zarejestrowaniem się jako podatnik VAT czynny, wyborem odpowiedniej formy opodatkowania oraz przygotowaniem harmonogramu terminów składania deklaracji. Opcja ta sprawdza się głównie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych z niewielką liczbą transakcji miesięcznie.
Jeśli zdecydowałeś się na to rozwiązanie tylko po to aby zaoszczędzić, a rachunki dla ciebie czarna magia, koniecznie poszukaj pomocy. Nie mając o finansach zielonego pojęcia sam nie dasz rady nad nimi zapanować i możesz sprowadzić na siebie poważne konsekwencje finansowe. Błędne rozliczenia prowadzą do kontroli skarbowych, kar i odsetek które przewyższają wielokrotnie koszty obsługi księgowej przez profesjonalistów. A tych warto chyba unikać prawda?
Spektrum usług dostępnych w biurze rachunkowym
Zastanawiasz się nad tym co może zaproponować ci biuro rachunkowe? Już spieszymy z wyjaśnieniem. Oferty jakie prezentują poszczególne biura rachunkowe są z reguły bardzo do siebie podobne. Wynika to z wymogów określonych normami prawnymi. Ogólnie można stwierdzić że biuro rachunkowe oferuje szereg usług wspierających firmę. Co należy do nich zaliczyć?
Przede wszystkim rachunkowość podatkową obejmującą prowadzenie ksiąg zgodnie z wybraną formą opodatkowania — księgi przychodów i rozchodów, podatkowej księgi przychodów, ryczałtu ewidencjonowanego lub pełnej księgowości dla spółek. W pakiecie znajduje się także przygotowywanie i składanie deklaracji podatkowych — VAT-7, VAT-UE, PIT, CIT oraz innych wymaganych przez przepisy.
Równie ważną pozycją jest obsługa kadrowo-płacowa. Dzięki pomocy biura rachunkowego bez problemu rozliczysz składki ZUS, naliczysz prawidłowo wynagrodzenia uwzględniając wszystkie składniki i potrącenia, czy szybko uporasz się z wypłatami dla swoich pracowników zgodnie z obowiązującymi terminami. Niektóre biura w trosce o jakość usług i dbanie o interesy klientów rozszerzają działalność o rachunkowość finansową-doradczą, czyli pełną obsługę finansów firmy oraz tzw. usługi dodatkowe.
Zaliczymy do nich między innymi:
- przypomnienia o płatności podatków i składek przed upływem terminów
- raporty menedżerskie prezentujące sytuację finansową firmy w przystępnej formie
- przygotowanie przelewów bankowych gotowych do autoryzacji
- doradztwo w zakresie optymalizacji podatkowej w ramach obowiązujących przepisów
- reprezentację przed organami skarbowymi i ZUS w trakcie kontroli
- wsparcie przy wybór najkorzystniejszej formy opodatkowania
Warto też zwrócić uwagę na dostępność konsultacji bieżących — czy biuro oferuje stały kontakt telefoniczny lub mailowy pozwalający wyjaśnić wątpliwości w trakcie miesiąca, czy ogranicza się wyłącznie do przyjmowania dokumentów i wydawania gotowych rozliczeń.
Niezbędne pytania przed nawiązaniem współpracy
Na pewno o posiadaną licencję. Od pewnego czasu nie trzeba jej mieć aby móc prowadzić biuro rachunkowe, ale warto sprawdzić czy właściciel biura może się nią pochwalić. Licencja świadczy o wieloletnim stażu księgowym i zdanym egzaminie przed Ministerstwem Finansów. Osoba jej nieposiadająca na pewno ma dużo mniejsze doświadczenie zawodowe i weryfikowalną wiedzę merytoryczną. A ten fakt nie przemawia na jej korzyść.
Warto również dowiedzieć się jakiego typu klientów biuro aktualnie obsługuje oraz jaka jest średnia wielkość firm w portfolio. Większość z nich skupia się bowiem na pomocy osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Niewiele biur oferuje swoje usługi również spółkom osobowym i kapitałowym wymagającym prowadzenia pełnej księgowości bilansowej. Dlatego jeśli szukasz usług właśnie dla tego rodzaju firmy koniecznie dowiedz się czy firma którą się interesujesz ma w tym zakresie doświadczenie i odpowiednie kompetencje kadrowe.
Zanim podpiszesz umowę z biurem rachunkowym koniecznie zwróć uwagę na jego pracowników. A konkretnie na ich liczbę, rotację oraz czy wśród zatrudnionych w nim osób znajduje się choć jedna osoba która specjalizuje się w kadrach i płacach. Większość biur poprawnie naliczy listę płac czy wystawi rachunek za usługę. Z tym stwierdzeniem możemy się zgodzić. Jednak tylko nieliczne z nich poradzą sobie z prowadzeniem prawidłowo dokumentacji związanej z umowami cywilnoprawnymi, urlopami czy zwolnieniami lekarskimi. A ten aspekt jest przecież bardzo ważny szczególnie w kontekście częstych kontroli ZUS.
Zapytaj także o zakres odpowiedzialności biura i posiadane ubezpieczenie OC — profesjonalne biura dysponują polisami o wysokich sumach gwarancyjnych zabezpieczających klientów na wypadek błędów w rozliczeniach. Doprecyzuj również procedurę przekazywania dokumentów — czy biuro akceptuje skany mailowe, korzysta z platform do wymiany danych, czy wymaga dostarczania papierowych oryginałów.
Dlatego przed podpisaniem umowy sprawdź dokładnie kompleksowość usług wybranego przez ciebie biura rachunkowego oraz przeczytaj uważnie wzór umowy zwracając uwagę na zapisy dotyczące okresu wypowiedzenia i zasad przekazania dokumentacji. Unikniesz dzięki temu wielu kłopotów. Pamiętaj że jeśli chodzi o finanse to nie warto ryzykować. Postawienie na dobrze sprawdzoną opcję zapewni ci spokój i sprawi że nie będziesz musiał martwić się o swoje pieniądze oraz terminowość rozliczeń z urzędami. A to jest w życiu przedsiębiorcy najważniejsze prawda?
Świetny artykuł! Bardzo interesujące jest to że każde biuro rachunkowe ma różne podejście, wiedzę i ofertę. Moje biuro rachunkowe świetnie radzi sobie w temacie rachunku uproszczonego, rozliczanie PIT, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, natomiast kompletnie nie zna się na rozliczaniu zarobków zagranicą!
Mój znajomy szuka teraz biura, które będzie go rozliczało, ale nie wie na co zwrócić uwagę. Podeślę mu ten artykuł, może mu się przyda.
To prawda, trudno trafić tak od razu na „to” biuro rachunkowe, które zgra się dobrze z naszymi potrzebami i profilem działalności; zmieniałem biura parokrotnie zanim udało mi się odnaleźć takie, z którym współpraca będzie przyjemna, a wiedza oparta na długoletnim doświadczeniu. Pozdrawiam ekipę Gabafi z Mokotowa, moi faworyci 🙂
Teraz biura rachunkowe cieszą się niesłabnąca popularnością, ale skoro tyle firm z nich korzysta. Nie ma się zresztą co dziwić – sama mam firmę i zastanawiam się nad skorzystaniem z takich usług.
Dla mnie dobre biuro księgowe to takie, które nie tylko zaksięguje moje dokumenty, ale potrafi przanalizować moje koszta, wspomóc prawnie w sytuacjach w których tego potrzebuje i iść do przodu wraz z rozwojem mojej firmy. Nie wszystko co mają do zaproponowania wykorzystuję, ale to spory plus takie poczucie bezpieczeństwa, że na różne sytuacje jestem jakoś zabezpieczona.