Jak napisać mail do wykładowcy

Na studiach wielokrotnie będziesz zmuszony do tego, żeby napisać mail do wykładowcy. Powodów może być wiele, ale głównie chodzi o to, że miałeś imprezę, a właściwie wiele imprez, i nie napisałeś pracy zaliczeniowej. Pamiętaj, że w takim wypadku nie popłaca szczerość — lepiej być bardziej enigmatycznym lub po prostu kłamać zamiast napisać, że zachlałeś. Zobacz, na co zwrócić uwagę, żeby Twój mail nie został potraktowany jako spam.

Jak zwracać się do wykładowcy według jego tytułu naukowego

Wykładowcy to dumni ludzie, którzy spędzili niemało czasu, żeby zdobyć odpowiednie stanowisko na uniwersytecie. Uwielbiają w większości posługiwać się swoimi tytułami i bardzo irytują się, jeśli ktoś zaniża ich rangę. Z tego powodu w korespondencji powinieneś zawsze zwracać się do nich we właściwy sposób. Zapomnij o formach Pan/Pani. Życie na uczelni rządzi się innymi prawami.

Poniżej znajdziesz ściągawkę, która pomoże uniknąć wpadek związanych z niewłaściwym tytułowaniem:

• Doktorant — to jeszcze nie doktor, ale osoba, która ukończyła studia i znajduje się na studiach doktoranckich. W korespondencji pisz: Panie Magistrze/Pani Magister. Zwrot ten stosuj nawet wtedy, gdy adresat nie prowadzi jeszcze zajęć samodzielnie, a jedynie wspiera starszych wykładowców.
• Doktor — w tym wypadku nie ma żadnych kontrowersji: Panie Doktorze/Pani Doktor. Ten tytuł używany jest najczęściej w środowisku akademickim, więc uniknięcie błędu jest stosunkowo łatwe.
• Doktor habilitowany — chociaż w teorii powinniśmy pisać tak jak w poprzednim wypadku, to jednak tradycja nakazuje nam używanie formy: Panie Profesorze/Pani Profesor. Wrażliwe na tym punkcie są osoby, które właśnie się habilitowały, co oznacza, że straciły kilka lat życia na czytanie książek, których nikt nie chce czytać. Nie róbcie im więc przykrości.
• Profesor — niezależnie od tego, czy jest to profesor uniwersytecki czy belwederski, zwracamy się do niego per Panie Profesorze/Pani Profesor. To najwyższy tytuł w hierarchii akademickiej, więc stosowanie skróconych form będzie odbierane jako szczególnie lekceważące.

Błędy w tytułowaniu mogą sprawić, że nawet najbardziej przemyślana wiadomość zostanie odebrana z dystansem. Wykładowcy reagują szczególnie nerwowo, gdy student wyraźnie nie poświęcił chwili na sprawdzenie, z kim koresponduje — taka sytuacja zaraz na wstępie podważa wiarygodność całego maila i budzi wrażenie, że nadawca nie traktuje odbiorcy poważnie.

Dlaczego poprawna forma maila decyduje o sukcesie

Pamiętaj, że piszesz oficjalny mail, więc musisz używać wszystkich konwencjonalnych zwrotów. Nie możesz stosować kolokwialnych nazw i skrótów. Staraj się układać pełne zdania, stosować właściwą interpunkcję i ortografię. Wykładowca na pewno na to zwróci uwagę i może to być jeden z powodów, by nie spełnić Twojej prośby.

Zwróć uwagę na podstawowe zasady redagowania maila:

• Rozpocznij od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego — forma „Dzień dobry” lub „Szanowny Panie Profesorze” jest minimalna. Unikaj niepełnych zdań w stylu „Cześć” czy „Witam”.
• Unikaj ściśnięć językowych i slangowych określeń — wyrażenia takie jak „sorry”, „nie ogarnąłem” czy „totalnie nie mogłem” natychmiast obniżają poziom profesjonalizmu maila.
• Nie przeciążaj tekstu emotikonami — nawet jeśli chcesz złagodzić wydźwięk prośby, użycie „:)” w mailu do wykładowcy to poważny błąd.
• Sprawdź pisownię imion i nazwisk — nieuwaga w tym zakresie może świadczyć o braku szacunku oraz niechlujstwie, co wpływa negatywnie na odbiór całej korespondencji.
• Zakończ formułą zamykającą — zwroty typu „Z poważaniem” lub „Łączę wyrazy szacunku” stanowią naturalną konkluzję oficjalnego maila i sygnalizują, że traktujesz odbiorcę serio.

Wykładowcy odbierają dziesiątki maili dziennie i błyskawicznie oceniają, czy warto odpowiedzieć. Mail napisany niedbale, pełen literówek i niekonsekwencji, najczęściej trafia na sam koniec listy priorytetów lub zostaje pominięty. Forma to pierwszy wskaźnik tego, jak poważnie traktujesz zarówno wykładowcę, jak i swoją sytuację akademicką.

Jakie formułowania zniechęcają wykładowcę do pomocy

Pamiętaj, że zwykle to Ty potrzebujesz czegoś od wykładowcy, a nie on od Ciebie, więc nie pisz w pierwszym mailu, że coś jest jego obowiązkiem lub że musi coś zrobić, bo jeśli trafisz na osobę z wybujałym ego, to możesz nie dostać tego, czego chcesz. Znacznie bardziej stosowne będzie spytanie się o pewne możliwości lub wyrażenie prośby.

Sformułowania, których bezwzględnie unikaj:

• „Czy mógłby Pan/mogłaby Pani jednak…” — słowo „jednak” sugeruje, że wykładowca popełnia błąd, odmawiając Ci czegoś.
• „Jeśli to nie jest problem…” — ten zwrot stawia wykładowcę w niezręcznej sytuacji, gdyż trudno mu odmówić, nie wyglądając na roszczeniowego.
• „Mam prawo do…” — ton roszczeniowy najczęściej kończy się odmową, nawet jeśli formalnie masz rację.
• „Wszyscy inni wykładowcy zgodzili się…” — porównywanie nauczycieli akademickich między sobą to jeden z najszybszych sposobów na zepsucie relacji.
• „To nie była moja wina” — obronna postawa nie buduje współczucia, a wręcz potęguje wrażenie, że unikasz odpowiedzialności.

Zamiast wymienionych wyżej sformułowań warto stosować takie, które przenoszą odpowiedzialność na nadawcę i nie zmuszają odbiorcy do zajmowania stanowiska w konflikcie:

• „Czy istnieje możliwość…”
• „Byłbym wdzięczny za rozważenie…”
• „Czy mogę prosić o…”
• „Rozumiem, że decyzja należy do Pana/Pani…”

Wykładowcy znacznie chętniej odpowiadają na prośby, które nie narzucają gotowego rozwiązania, lecz dają im przestrzeń do podjęcia decyzji. Ton maila powinien sugerować, że doceniasz ich czas i pracę oraz że rozumiesz, że ostateczna decyzja leży po ich stronie.

Jak skutecznie uzasadnić opóźnienie lub brak pracy zaliczeniowej

Jak już wspomniałem we wstępie, szczerość nie zawsze popłaca. Warto się więc wysilić, by wymyślić wiarygodne, bądź efektowne kłamstwo, które przekona wykładowcę do dania Wam drugiej szansy. Jeśli byłeś na imprezie rodzinnej i wypiłeś za dużo alkoholu, to napisz: ważne wydarzenia rodzinne uniemożliwiły mi napisanie pracy zaliczeniowej w wyznaczonym terminie. Jeśli zapiłeś z kumplami i miałeś kaca: niespodziewana choroba pokrzyżowała mi plany i nie byłem w stanie wysłać pracy na czas.

Pamiętaj, żeby być miłym, uprzejmym, stosować przecinki we właściwych miejscach i niczego nie żądać. Wykładowcy też kiedyś byli studentami i przy odrobinie szacunku z Twojej strony, na pewno zgodzą się na niejedną Twoją prośbę. Oczywiście wiedzą oni, że Twoje argumenty to jedna wielka ściema, jednak sami dobrze jeszcze pamiętają czasy, w których to oni stawali na głowie, by zdobyć wpis do indeksu.

Poniżej znajdują się najczęściej używane strategie argumentacyjne oraz ich skuteczność w praktyce:

Kluczem do skutecznego usprawiedliwienia jest również sposób przedstawienia problemu. Zamiast koncentrować się wyłącznie na tym, co poszło nie tak, warto pokazać, jakie działania podjąłeś, by zminimalizować straty:

• „Zdaję sobie sprawę, że termin został przekroczony, jednak od razu po ustąpieniu objawów choroby wróciłem do pracy nad projektem”
• „Skontaktowałem się z innymi studentami, aby uzupełnić zaległości z zajęć, które musiałem opuścić”
• „Przygotowałem szkic pracy, który mogę przesłać w celu weryfikacji postępów”

Dobrze skonstruowany mail łączy w sobie trzy elementy: uprzejmość, zwięzłość i jasno wyrażoną prośbę. Unikaj długich rozwodzeń nad szczegółami — wykładowcy nie mają czasu na czytanie kilkuakapitowych justyfikacji. Wystarczy krótkie wyjaśnienie, przeprosiny i konkretna propozycja rozwiązania (np. „Czy mógłbym przesłać pracę do końca tygodnia?”). Pamiętaj też, że wielokrotne opóźnienia niszczą wiarygodność — jeśli już raz skorzystałeś z pobłażliwości wykładowcy, przy kolejnym mailu będzie on znacznie mniej wyrozumiały. Dlatego warto rzeczywiście dotrzymać nowego terminu i pokazać, że Twoja prośba była szczera, a nie tylko próbą wywinięcia się od odpowiedzialności.